4.4 Controle Interno e Monitoramento do Programa de Integridade:
Este Programa de Integridade será monitorado pelo Comitê de Compliance. Visando verificar a efetividade do mesmo, serão monitoradas constantemente as denúncias recebidas e o respectivo tratamento dado às mesmas. Além disso, sempre que necessário, serão realizadas auditorias na sede e nas obras com a finalidade de se verificar o cumprimento deste Programa.
Uma vez identificado real ou potencial ato lesivo, que vá de encontro aos procedimentos estabelecidos, será realizada investigação, a ser instituída e monitorada pelo Comitê de Compliance. Desta maneira, a Queiroz Garcia estabeleceu e determinou um procedimento específico, a Política de Recebimento, Investigação de denúncias e Aplicação de sanções, que deverá ser seguida para a condução das investigações. Ressalte-se, que ao término das investigações, conforme determina o procedimento, os documentos provenientes da investigação deverão ser analisados, com intuito de revisar as medidas de controle, e devidamente arquivados para fins de histórico e eventual análise posterior.
Dos monitores e multiplicadores, e suas atribuições no controle interno do programa de integridade:
Tendo em vista a característica descentralizada do ramo da engenharia, em que há projetos espalhados por diferentes locais, e, visando manter uma padronização quanto à disseminação e monitoramento do Programa, a Queiroz Garcia definiu que haverá um responsável pelo monitoramento do Programa de Integridade em cada local de atuação, e também, que haverão, de acordo com a necessidade de cada local, um ou mais responsáveis pela disseminação do Programa. Esses responsáveis atuarão como monitores e multiplicadores do Programa de Integridade e, antes de iniciarem suas ações junto ao público de suas obras, serão devidamente treinados.
Os multiplicadores possuem as seguintes atribuições, dentre outras: participar do treinamento de integração e periódicos, auxiliando na abordagem do tema junto aos funcionários; distribuir os materias de divulgação para os funcionários, turmas e escritórios de apoio; monitorar se todos os funcionários estão de posse de um Código de Conduta de bolso; verificar se as peças de comunicação estão disponíveis em cada turma de maneira satisfatória, devendo requisitar a sede novas peças sempre que necessário; verificar se o Canal de Denúncias está sendo divulgado a contento; estar sempre disponível para tirar dúvidas quanto ao Programa de Integridade; encaminhar para seu monitor as dúvidas quanto à aplicação do Programa; apresentar evidências do cumprimento do Programa a seu monitor: relatórios fotográficos dos treinamentos, listas de presença, declarações e termos assinados por funcionários.
Visando identificar de maneira rápida os monitores e multiplicadores do Programa de Integridade, de cada obra, há a Matriz de Atribuição e Responsabilidades do Programa de Integridade.
4.5 Comunicação e Treinamento:
Para que este programa possa ser difundido de maneira ampla e eficaz, a Queiroz Garcia Engenharia, utiliza de diversos veículos e mecanismos de comunicação, dentre eles:
• Página específica no site, denominada “Integridade”, que reunirá todos os normativos que fazem referência ao Programa de Compliance, além de link específico para o Canal de Denúncias;
• Cartazes afixados em todos os escritórios da Queiroz Garcia Engenharia, com divulgação do Programa e do Canal de Denúncias;
• Baners nas frentes de serviço;
• Códigos de Conduta de Bolso para cada funcionário;
• Exemplares de Códigos de Conduta para os fornecedores (que poderá ser enviado digitalmente ou fisicamente);
Além dos veículos acima definidos, o Programa poderá ser disseminado por meio de vídeos e outros veículos de comunicação, sempre que necessário.
Dos treinamentos:
Visando disseminar todas as normas estabelecidas neste Programa, a Queiroz Garcia, em seu treinamento de integração, realizará também o treinamento para toda sua força de trabalho do Programa de Integridade. Neste mesmo treinamento, cada funcionário deverá receber um exemplar do Código de Conduta de Bolso, assinando, ao final, declaração de ciência e recebimento das normas referentes ao Programa de Integridade.
Além disto, outros treinamentos poderão ser realizados a qualquer tempo.
Os treinamentos deverão ser registrados por meio de lista de presença e, sempre que possível, relatório fotográfico.
4.6 Do Canal de Denúncias e da Política de Não Retaliação dos Denunciantes:
A QUEIROZ GARCIA, definiu como canal de denúncias o e-mail e site canal como denuncia: www.queirozgarcia.com email ouvidoria@queirozgarcia.com.br e que são constantemente divulgados aos colaboradores, prestadores de serviços e fornecedores da QUEIROZ GARCIA .
Ressalte-se que os envolvidos em investigações internas e os denunciantes que, de boa fé, contribuírem com informações em relação a qualquer fato ou postura que fira o Código de Ética e Conduta da QUEIROZ GARCIA , ou as leis vigentes, não poderão sofrer nenhum tipo de retaliação, sanção, perseguição e/ou qualquer forma de constrangimento.
A identidade do denunciante, se informada por ele, deverá ser rigorosamente protegida e não será aceito qualquer ato de retaliação que o prejudique.
O procedimento de condução das investigações está definido no documento intitulado Política de recebimento, investigação de denúncias e aplicação de sanções – Anexo 6 deste Programa.
5. REVISÃO E ATUALIZAÇÃO DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE E POLÍTICAS:
Anualmente, de preferência no primeiro semestre de cada ano, o Comitê de Compliance irá se reunir para rever este Plano de Integridade e verificar a necessidade de eventuais atualizações e melhorias.
